Anfragen und Probleme

Anfragen Betroffener

Die Datenschutzgesetze des Bundes, der Länder und der Kirchen räumen den durch Datenverarbeitung betroffenen Personen umfangreiche Rechte ein. Zu diesen Rechten gehören das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung und Löschung personenbezogener Daten oder auch die Klärung vorgetragener Probleme des Betroffenen. Um den Datenschutzbeauftragten bei der Dokumentation dieser Anfragen zu unterstützen, stellt DSBbrain2000^® ein eigenes Programmmodul zur Verfügung. Das Modul ermöglicht, die detaillierte Beschreibung von Anfragen und unterstützt die Nachverfolgung in Form von Wiedervorlageterminen.

Erteilung von Auskünften

Auskünfte an Dritte werden nur in seltenen Fällen erteilt. Dazu muss ein Rechtsgrund oder die Einwilligung des Betroffenen vorliegen. Das Anliegen und die erteilte Auskunft sind angemessen zu dokumentieren. Auch dafür stellt DSBbrain2000^® ein eigenes Modul zur Verfügung.

Die Integration einer eigenen Textverarbeitung ermöglicht die Generierung von Anschreiben an Betroffene oder Auskunftsersuchende. Die Briefvorlagen lassen sich in Abhängigkeit vom Mandanten anpassen. Der Zugriff auf die sensiblen Informationen der Module 'Anfragen Betroffener' und 'Erteilung von Auskünften' kann über das integrierte Berechtigungskonzept feingliedrig gesteuert werden.

Problemdokumentation

Neben Anfragen Betroffener oder Dritter wird der Datenschutzbeauftragte täglich neu mit Problemen konfrontiert, die den Datenschutz betreffen. Diese zu dokumentieren und nachzuhalten, ermöglicht das Modul 'Problemregister'. Neben allgemeinen Probleminformationen, lassen sich Priorität und erforderlicher Aufwand angeben. Wurde eine allgemeingültige Problemlösung gefunden, so ist die Übernahme in einen zentralen Lösungspool möglich. Dieser steht mandantenunabhängig allen Programmnutzern mit Zugriffsberechtigungen bei der Bearbeitung ähnlicher Probleme zur Verfügung.