Verfahrensdokumentation

Die Datenschutzgesetze des Bundes, der Länder und der Kirchen verpflichten die verantwortliche Stelle zur Führung eines Registers automatisierter Verarbeitungen. DSBbrain2000® unterstützt Sie bei dieser Aufgabe. Ein eigenes Modul steht für die Verwaltung dieser automatisierten Verarbeitungen zur Verfügung. Wie von den Gesetzen gefordert, können Angaben zu folgenden Inhalten gemacht werden.

automatisierte Verarbeitungen
  • allgemeine Angaben (verantwortliche Stelle, Bezeichnung, Zuständigkeit, Zweckbestimmung)
  • Begründung der Rechtmäßigkeit
  • Kategorien betroffener Personen
  • Art der Daten
  • Datenkategorien (z.B. intern, vertraulich, besondere Daten)
  • Phasen der Datenverarbeitung
  • Herkunft der Daten
  • Empfänger der Daten (hierbei auch Datenverarbeitung im Auftrag und Funktionsübertragung)
  • Datenübermittlung ins Ausland
  • Vorabkontrollen
  • Backup-Regelungen
  • Datenlöschung, Datenträgerentsorgung
  • technische Charakteristik der automatisierten Verarbeitung
  • technisch-organisatorische Maßnahmen

Bei der Erfassung der automatisierten Verarbeitung können auch einbezogene Dienstleister verknüpft werden. Die Dienstleister entstammen dabei einem zentralen Datenpool, dem 'Dienstleisterregister'. Hier können neben Stammdaten, wie Firmenadresse und Ansprechpartner, vor allem bestehende Verträge nachverfolgt werden. Anhand einer gesetzesspezifischen Checkliste (z.B. gemäß § 11 Abs. 2 BDSG) bekommt der Anwender einen Überblick, ob alle relevanten Vertragsinhalte berücksichtigt wurden.

Register-Explorer

Analog der Dokumentation automatisierter Verarbeitungen stellt DSBbrain2000® ein eigenes Modul zur Verwaltung nicht automatisierter Dateien zur Verfügung.

Um die Beziehungen zwischen automatisierten Verarbeitungen, nicht automatisierten Dateien und Nutzern des Nutzerregisters visuell abzubilden steht dem Anwender das Modul 'Register-Explorer' zur Verfügung. Im 'Register-Explorer' des betrachteten Mandanten können Abteilungen, Geräte und Verarbeitungen grafisch organisiert werden. Einfache Verschiebeoperationen ermöglichen die schnelle Neuaufteilung der Register.